Dette er mer et organiseringsspørsmål enn et rutine spørsmål. Det er nemmelig slik at det problemet du belyser med spørsmålet ditt blir mer påtagelig når kommunen har desentralisert personalarkivet sitt på en eller annen måte. Personalarkivet er knyttet til virksomheten man jobber i. Hvis en person jobber i flere kommunale virksomheter i ulike stillinger, og kommunen har desentrale personalarkiv, skal tjenestemannen/-kvinnen ut fra arkivfaglig teori ha en personalmappe på hver arbeidsplass. Hvis kommunen derimot sentraliserer personalarkivet sitt og sier at en person jobber i kommunen med flere tjenestesteder, ja da kan den samme personalmappen brukes. Når personalarkivet er elektronisk og ligger f.eks. som en modul i sak arkivsystemet så er det alltid mest fornuftig å ha et sentralt personalarkiv i kommunen. Hvis flere ledere har behov for tilgang til den samme personalmappa er dette et spørsmål om hvordan kommunen har organisert tildeling av brukertilgang i systemet. Dette trenger ikke nedfelle seg i en spesialrutine. Det kan innarbeides i kommunens overordnede personalarkivrutine som igjen kan linkes sammen med den generelle rutinen i arkivplanen for hvordan man gir brukertilgang i systemet.