Ved implementering av fullelektronisk arkiv i Hå kommune gikk vi en runde om hvordan kunne vi sikre de nødvendige tilgangene og samtidig effektivisere produksjon av attester. Resultatet er: hver ansatt har kun 1 personalmappe uansett antall stillingene vedkommende har. Når en skal registrere en tilsettingsbrev, har vi tilgang til ansettelsessak og dermed til cv av den "ny ansatt"og kontrollerer om den "ny ansatt" har allerede en stilling i kommunen.Da tar vi kontakt med ansvarlig for saken via e-post og ber om tilgang. Det er alltid avdeling som har den største stillingsporsent som skal utarbeide tjenestebevis. Ved slutt av arbeidsforhold, skal lederen gir beskjed til lederen nr. 2 at tilgangene skal forandres.
Erfaringen er at alle trenger tid for å ta i bruk nye rutiner og det brukes ennå mye tid for å kontrollere dete.