Om arkivering av arkivplaner utarbeidet på arkivplan.noI henhold til arkivforskriften (”Forskrift om offentlege arkiv”) § 2-2 skal alle offentlige organ ha en arkivplan: ”Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet”. Dette er hjemmelsgrunnlaget som pålegger offentlige organ å utarbeide en arkivplan for virksomheten. I § 3-20 i arkivforskriften heter det bl.a. videre: ”Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast: […] arkivplanar, […]”. Det er på denne bakgrunn lagt inn funksjonalitet for å ta ut arkivversjoner av arkivplaner som utarbeides på arkivplan.no. Arkivversjonen (-e) arkiveres så i organets arkiv. Det er anledning til å foreta både PDF-eksport og XML-eksport fra arkivplan.no. Hvis organet har elektronisk arkiv anbefales det å arkivere både en PDF-versjon og en XML-versjon av arkivplanen. Dette fordi PDF-versjonen egner seg best til lesing på skjerm og papirutskrift, mens XML-versjonen er atskillig mer anvendelig for fremtidig import/bruk i datasystemer. |