Jeg tolker ikke dette slik at en kommune som har etablert elektronisk arkiv skal søke Riksarkivaren om dispensasjon for å kunne utelate kopiboka. Organ som har elektronisk arkiv har også en elektronisk versjon av kopiboken – slik det fremgår av arkivhåndboken. Kopiboken kan utelates om arkivdelen er elektronisk – jfr. §3-4. At kopiboken knyttes mot den enkelte arkivdel er logisk i og med at organ som velger å ta et Noark-4 basert system i bruk, har mulighet til å velge om arkivdelene skal være elektroniske eller på papir – såkalte blandingsarkiv. Er ikke alle hoveddokumentene i en sak elektroniske - så betyr det at arkivdelen som saken inngår i er papirbasert. Alle saker og dokumenter som arkiveres i vedkommende arkivdel må oppbevares på papir og følgelig vil egenproduserte dokumenter som inngår i arkivdelen måtte oppbevare i en kopibok i henhold til regelverket. Er arkivdelen personalarkiv definert som elektronisk – så skal heller ikke kopiboken oppbevares på papir – dvs. ingen søknad til Riksarkivaren om å utelate denne.
Av erfaring ser jeg at bruken av kopibok ble borte i kommunene ved innføring av elektroniske arkivsystemer lenge før Noark-4 standard. Det som er det viktigste her er at arkivene kan dokumentere saksbehandling og vedtak i nåtid og ettertid – enten dokumentasjonen/informasjonen finnes i en kopibok eller i andre serier. Et grundig og godt planarbeid i kommunene er avgjørende for et godt resultat – og ikke minst at ordningen som velges kan dokumenteres i en arkivplan.