"Kommunene har ansvar for å journalføre og arkivere dokumenter som har hatt betydning for vedtak iht. produksjonstilskudd. Dette skal skje i kommunens Noark-baserte saksarkiv". Heter det i Rundskriv 70/2005 fra Statens Landbruksforvaltning.
Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) vil med dette gjøre sine kolleger ved andre kommunale arkivinstitusjoner (KAI) i landet, kommunale arkivledere og øvrig arkivpersonale i kommuner som har tilgang til samhandlingsrommet her i Arkivplan.no oppmerksom på Rundskriv 70/2005 (rudskriv av 23.12.2005) fra Statens Landbruksforvaltning (SLF). I dette rundskrivet er det, i kapittel 5.16, bl.a. tatt inn bestemmelser/pålegg som sier at: ”Kommunene har ansvar for å journalføre og arkivere dokumenter som har hatt betydning for vedtak iht. produksjonstilskudd. Dette skal skje i kommunens Noark-baserte saksarkiv”. Det refereres her til en type dokumenter/skjema som tradisjonelt har vært saksbehandlet ved landbrukskontor og videresendt til SLF uten at disse ved mange landbrukskontor har vært journalført, og som i den senere tid også har blitt gjort tilgjenglig for elektronisk søking for bønder på Internett via datasystemet WESPA. Dette har igjen reist en del praktiske problemstillinger knyttet til journalføring som dette rundskrivet tar stilling til. Ved landbrukskontor i store landbruksdistrikt som f.eks. landbrukskontoret i Sandnes kommune (betjener landbruket i kommunene Sandnes og Stavanger) betyr dette i korte perioder før søknadsfristenes utløp to ganger i året at 450 søknader må journalføres i hver søkeomgang. Disse bestemmelsene fra SLF ligger som nevnt inni et omfattende rundskriv og er ikke alltid så lett tilgjengelig. IKA vil presisere at bestemmelsene er iht. offentlighetsloven § 2 om journalføring og arkivforskriftens bestemmelser i § 2-6 om det samme. For en kommune vil disse bestemmelsene klart gi bedre dokumentkontroll når det gjelder kommunal saksbehandling knyttet til produksjonstilskudd i landbruket, men det vil også føre til økt periodisk journalføringstrykk for arkivtjenesten i store landbrukskommuner. Vi ser det derfor som viktig å informere om dette, og KAI vil selvsagt hjelpe til med å få på plass gode arkivløsninger i tilknytning til disse bestemmelsene.
Powered by eZ Publish™ CMS Open Source Web Content Management. Copyright © 1999-2013 eZ Systems AS (except where otherwise noted). All rights reserved.