Jeg tenker umiddelbart på kravene til helelektronisk arkiv som stilles i Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kap. IX – Elektronisk arkivering av saksdokumenter.
Her stilles det krav til forutsetninger som må være oppfylt før en kan la være å bevare dokumentene i papirformat.
Det er ikke alle som har etablert rutiner som kreves i h.h.t. tidligere systemer, så en må være meget påpasselig for å klare å gjennomføre alle sikkerhetstiltak som gjør at en faktisk vil bevare all informasjon også på lang sikt. Mange små kommuner har ikke nok personale til å sikre alle disse forholdene på lang sikt. Hvor gode intensjonene er hos de som setter i gang systemet, vil skifte av ansvarspersoner over tid kunne medføre tap av informasjon om rutinekravene som stilles i forskriftens kap. IX ikke utarbeides og følges.
Jfr. § 3-4 kan kopibok slettes etter visse krav som nevnt i tidligere innlegg, men kun om alle forutsetninger er tilstede etter min tolking av forskriftene. For øvrig har Bjørn Tore Rosendal i IKAVA gjort et større arbeid i Lyngdal kommune ved overgang til helelektronisk arkiv med utarbeidelse av instrukser og deler av arkivplanen i forkant (Arkheion 1/2002 s. 9-10 og Arkivråd 3/04 – s.24-26).
En nærmere opplisting av forutsetningene med mine kommentarer er laget i Word-format. Er du interessert, send en e-post til unni.kymre@nfk.no.