Hvis man får informasjon i form av SMS, telfon eller NMS og dette for en saksbehandler viser seg å være vesentlig informasjon for en saksbehandling, så kan saksbehandleren også skrive et notat om dette som registreres på angjeldende sak i sak/arkivsystemet. Mindre viktig informasjon kan også legges inn i merknadsfeltet i sak/arkivsystemets brevjournalmodul. Man kan også tenke seg løsninger hvor slik informasjon innarbeides i et utgående skriv hvor man f.eks. viser til denne typen informasjon. Her er det med andre ord ingen facit-løsning, bare muligheter. Det eneste som ligger fast er at en henvendelse til et offentlig forvaltningsorgan krever et svar.