Hei.
Når "adskillelsen" skjedde, gjorde vi et vedtak på hvordan vi ville ha det i vår kommune, og samarbeidet med kontrollutvakgets sekretær i forhold til dette:
Kontrollutvalget utarbeider selv saksdokumenter for møtene, i sitt eget system. (De er ikke saksbehandlere/ansatt hos oss, og skal ikke føre saker i vårt sak/-arkivsystem).
Møteinnkalling med saksdokumenter sendes deretter Nedre Eiker Kommune (NEK).
Arkivet i NEK oppretter en saksmappe på hvert møte, her journalfører vi inn (inngående post)de dokumenter vi får fra Kontrollutvalget. (denne saksmappa inneholder alt av dokumentasjon for dette møtet, og er i NEK sitt arkiv).
Etter at møtet er over, mottar politisk sekretariat møteprotokollen på mail.
(siden det er vi som skal utbetale godtgjøring til politikerne, legger vi inn fremmøte i vårt saksystem).
I forhold til de sakene som skal videre til andre utvalg hos oss, mottar pol.sekr. også fremstilling påført innstilling/vedtak fra kontrollutvalget.
Pol. sekr. lager da en egen sak til kommunestyre med informasjon, der protokollen følger som vedlegg. (Dette er på bakgrunn av vedtak i vårt kommunestyre, slik vil vi ha det hos oss).
Der sakene skal videre til f.eks kommunestyre, lager pol. sekr. en egen saksfremstilling hvor kontrollutvalgets saksfremlegg følger som vedlegg.
Fordi det er mest hensiktsmessig, står protokollene på kontoret hos pol. sekr. i ett år, før de bindes inn og arkiveres.
Underskrifter av protokollen skjer så fort det er en hensiksmessig anledning, senest ved årets slutt.
Vi ivaretar arkivansvar for protokoller og saksdokumenter i henhold til lovverket. Hvordan kontrollutvalget ivaretar dokumentene hos seg, vet jeg ikke!
(Selv om det blir noe dobbelt her, så har i alle fall vi vårt i orden)!! Dette var litt om vår måte å gjøre ting på, selv om det ikke var noe fullgodt svar på den situasjonen dere er oppe i. Lykke til videre.
;) Gunn