|
Sak - og arkivprosjektet Grenlandssamarbeidet Rutine for periodisering for Sak -og arkivsystem Public 360° i Grenlandskommunene Periodisering innebærer å dele inn arkivet i arkivmaterialet i fast avgrensede perioder. Det vises til Riksarkivarens “Veiledning i periodisering av offentlige arkiver”.
En arkivdel kan være emnebasert (emneordnet) eller objektbasert (objektsordnet). Det kan settes opp ulike perioder og bortsettingsprinsipp for de ulike arkivdelene.
Forskjellige statuser for arkivdeler:
- A (aktiv) – ikke sperret for nye saker/dokumenter og er ikke lukket
- B (bortsatt) – sperret for alle typer nye registreringer
- O (overlapp) – sperret for registering av nye saker
- U (uaktuell) – sperret for alle typer registeringer
Overlapping: Automatisk overføring av saker
Uaktuell: Manuell overføring av saker ved funksjonen Masseoppdatering IKA Kongsberg anbefaler periodiseringsprinsippet Overlapp også på objektbaserte arkivdeler, (jf. Rutine for elektronisk personalarkiv i kommuner og fylkeskommuner) forutsatt at det praktiseres en sak pr. hendelse. Har en samlesaker må en bruke periodiseringsprinsippet Uaktuell, noe som medfører større jobb i databasen.
For emnebaserte arkivdeler (saksarkiv) settes perioden på 4 år (utgangspunkt i kommunestyreperioden), med overlappingsperiode på 1 år.
For objektbaserte arkivdeler (objektarkiv) settes perioden på 8 år, med overlappingsperiode på 1 år. Tidspunkt for periodisering er 1.1.20xx.
*Arkivdel GBNR - setter opp overlappingsperiode på 1 år, med forutsetning at man får egen sakstatus V (på vent) i P360° ellers kan det være hensiktsmessig med en overlappingsperiode på 2 år. Uttrekk tas av arkivdelene etter de er satt i status B (bortsatt). Arkivdel Interkommunal – her må den enkelte kommune sette opp egne arkivdeler i forhold til egen organisering (jf. Riksarkivarens veiledning” Arkiv i interkommunale samarbeidsorgan”), og evt. deaktivere arkivdeler som ikke er relevante etter felles arkivdel oppsett. Det må dokumenteres i kommunens arkivplan hvilke periodiseringsprinsipper som blir brukt på hvilke arkivdeler og når det periodiseres.
**Arkivdelen Bolig er satt opp ulikt i kommunene. Ikke samsvar mellom løsningsbeskrivelse side 31 og rutine for boligsaker side 44. Det ble bestemt i arkivgruppa på møte i Drangedal at boligsaker skulle arkiveres etter adresse ikke fødselsnummer, men dette ser ut til og ikke ha blitt forandret i løsningsbeskrivelsen.
Kommunene gjør det ulikt i dag. Bamble bruker adresse, de andre kommunene bruker fødselsnummer. Arkivdel oppsettet må opprettes i test/kursbasen og testes før det settes i produksjon. Produksjonsstart og første periodisering 01.01.16 for saksarkiv. I administratorverktøyet for Public 360° henvises det til Anchestor (stamfar) på arkivdeler istedenfor arvtaker som vi har brukt i tabellen. Oppsett pr. i dag
| Arkivdel
|
Tatt i bruk
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
| Emnearkiv
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Barn
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Elev
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Personal
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Bolig
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| GBNR
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Avgift
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| FDV
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| K-skole
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Landbruk
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Skatt
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Regulering
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Interkommunal*
|
Består av en arkivdel pr. samarbeid som kommunene setter opp etter behov
|
NB: *Arkivdeler vil variere noe mellom de ulike Grenlandkommuner. Oppsett pr. 1.1.2016 – Periodisering med mykt skille
| Arkivdel
|
Tatt i bruk
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
| Emnearkiv (201x-15)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.15
|
O
|
Emne 16-19
|
Emne/O
|
2016
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2017)
|
| Emne 16-19
|
01.01.16
|
|
A
|
|
|
|
|
| Barn
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Elev
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Personal
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Bolig
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| GBNR
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Avgift
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| FDV
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| K-skole
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Landbruk
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Skatt
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Regulering
|
Ved innføring av P360°
|
|
A
|
|
|
|
|
| Interkommunal – består av en arkivdel pr. samarbeid
|
Kommunene må også periodisere arkivdeler som er emnebaserte (k-koder) for interkommunale samarbeid hvis de har det i oppsettet
|
Oppsett pr. 1.1.2020 – Periodisering med mykt skille*
| Arkivdel
|
Opprettet
|
Avsluttet
|
Status
|
Arvtaker
|
Periodiserings-prinsipp
|
Periodisert
|
Uttrekk
|
| Emnearkiv (201x-15)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.15
|
B
|
Emne 16-19
|
Emne/O
|
2016
|
|
| Emne 16-19
|
1.1.16
|
31.12.19
|
O
|
Emne 20-28
|
Emne/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Emne 20-28
|
1.1.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Barn
(2012-19)
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Barn 20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Barn 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Elev
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Elev 20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Elev 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Personal
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Personal
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Personal 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Bolig
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Bolig
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Bolig 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
GBNR
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
GBNR
20-28
|
Objekt/O
|
2020/2021
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (evt 2 år)
|
| GBNR 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Avgift
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Avgift
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
E Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Avgift 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
FDV
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
FDV
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| FDV 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
K-skole
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
K-skole 20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| K-skole 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Landbruk
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Landbruk
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Landbruk 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Skatt
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Skatt
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Skatt 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
|
Regulering
2012-2019
|
Ved innføring av P360°
|
31.12.19
|
O
|
Regulering
20-28
|
Objekt/O
|
2020
|
Etter endt overlappingsperiode på 1 år (2021)
|
| Regulering 20-28
|
01.01.20
|
|
A
|
|
|
|
|
| Interkommunal – består av en arkivdel pr. samarbeid
|
Kommunene må også periodisere arkivdeler for interkommunale samarbeid hvis de har det i oppsettet.
|
*Periodiseringsoppsettet tar ikke hensyn til evt. kommunesammenslåing. Ved omfattende organisatoriske endringer skal det brukes skarpt skille i arkivet. Intervallene på periodisering forsetter videre på samme måte.
Periodisering av:
Saksarkiv (emne) hvert.4.år med 1 års overlappingsperiode
Objektarkiv hvert.8.år med 1 års overlappingsperiode
Praktisk rutine for sanering av elektronisk journaldatabase er foreløpig ikke satt opp (dvs. skille ut saker som ikke skal være i den aktive basen lengre og flytte de over i historisk base). |