Profil - Helse og omsorg

Rutiner Digitalt arkiv og Svar Ut - Profil

Kvinesdal kommune Helse- og omsorg

Formål: Sikre riktig bruk av elektronisk arkivering i henhold til lover og forskrifter i alle enheter innen omsorgstjenesten i Kvinesdal

Omfang/virkeområde: 01.02.2018 innfører Kvinesdal kommune fullelektronisk arkivering innen omsorgstjenesten. Denne rutinen gjelder etter at Visma Arkiv er installert, og omfatter den daglige driften.

Rolle	Ansvar
DDV/IKT	Har overordnet ansvar sammen med driftsleverandør for installasjon og teknisk oppsett av Visma Arkiv i Kvinesdal kommune
Enhetsleder	Har det overordnede ansvar for at det foreligger rutine og at rutinen blir overholdt
Arkivleder	Har et overordnet faglig ansvar for arkivet
Merkantil/saksbehandler/helsepersonell	Ansvarlig for å følge rutinen

Innhold

Rutiner Digitalt arkiv og Svar Ut. 1

Oversikt over ansvarlig og aktivitet digitalt arkiv. 2

Rutiner for mottak og videreformidling av søknader internt. 3

STANDARD TEKSTER I POSTJOURNALEN I PROFIL. 4

Registrering av tjenester som skal faktureres på bruker i profil 5

Rutiner som ivaretar avslutning av arkivmapper på døde eller avsluttede brukere. 5

Veiledende liste for dokumenter i postjournal og EPJ arkiv. 6

Ferdigstilling av dokument/sak. 7

Rutiner for skanning til pasientjournalarkiv. 7

Skanne helsefaglig dokumenter til epj/tiltak i profil: 7

Skanning til Profil postjournal 8

Oversikt over ansvarlig og aktivitet digitalt arkiv

Trinn	Ansvarlig	Aktivitet
1	Den som mottar posten Sentralt postmottak Helsepersonell Merkantil i samarbeid med helsepersonell	Post inn All post vedrørende brukere innen omsorgstjenesten leveres til merkantil på dokumentsenter eller Kvinesdal omsorgssenter. Kommer søknad i ettertid så skal tjenestekontor levere søknad med merknad om hvilken sak den skal kobles til. Helsehjelpdokumenter som for eksempel epikriser, lab-svar sjekkes ut om allerede er kommet inn i Profil på elektroniske meldinger. Dersom opplysningene ligger i Profil skal ikke dokumentet skannes inn.
2	Merkantil	Skanning til Sensitivt område Den som skanner inn dokumenter må sikre at dokumentet er lesbart, fullstendig og at alle sidene i dokumentet har kommet med. Dokumentet lagres på bruker i Postjournal eller i pasientjournal på opprettet mappe for skannede dokumenter. Etter import til profil slettes dokumentet fra mappe for skannede dokumenter
3	Merkantil Saksbehandler	Varsling om skannede dokument Beskjed om nye søknader leveres til tjenestekontor i papirversjon. Skannede dokumenter oppbevares i egen perm i inntil 6 måneder hos tjenestekontor og Kvinesdal omsorgssenter, deretter makuleres dokumentet.
4	Enhetsleder Merkantil Saksbehandler	Arkivering til Visma Arkiv fra Postjournal Alle dokumenter som ferdigstilles i postjournal blir automatisk overført til Visma Arkiv. Skannede dokumenter vedrørende helsehjelp i pasientjournalen, jamfør «Veiledende liste» skal ikke ferdigstilles. Saksbehandler er ansvarlig for egenproduserte dokumenter. Vedtak sendes ut til bruker etter godkjenning av enhetsleder. Skriftlig signering er ikke nødvendig.
5	Arkivansvarlig	Kvalitetskontroll ukentlig av arkiv at tittelen på dokumentet stemmer overens med saken at det er knyttet et dokument til hver nye registrering endringslogg / sporingslogg ved behov
6	Systemansvarlig arkiv	Ta imot og behandle feilmeldinger Opprette brukere, tildele roller og passord i arkivet Kontaktperson mot Visma Opplæring i forhold til nye versjoner
7	Saksbehandler	Saksbehandlere har ansvaret for å følge opp at dokumenter arkiveres riktig i arkivet. Rapport kjøres en gang per uke av tjenestekontor.
8	DDV/IKT	Oppdatere VS Arkiv når det utvikles nye versjoner, i samarbeid med systemansvarlig

Rutiner for mottak og videreformidling av søknader internt

Trinn

Ansvarlig

Aktivitet

Merkantilt

Søknad inn

Det er den samme person utfører alle handlinger fra skanning frem til import i Profil.

I Kvinesdal kommune er det merkantilt som mottar søknad, skanner søknad og importerer søknad i fagsystemet. Tjenestekontor mottar alle søknader via elektronisk meldinger.

Merkantilt oppretter sak, registrerer søknaden som sak. OBS!! ikke huk av for «besvares» og ikke ferdigstill søknaden
Dokumentet må ha en standard tekst i emne se tabell under

Sendes opp til tjenestekontor i papirversjon. De oppbevares i perm i 6 måneder før makulering.

Saksbehandler

Enhetsleder

Tjenestekontor hente ut rapport hver morgen (ukedag) om nye søknader/henvendelser. Tjenestekontor fordeler søknadene, og setter på saksbehandler på hver sak.

Det kreves at enhver registrering i postjournalen også har et dokument knyttet til registreringen. Dersom man registrerer en muntlig henvendelse/søknad via elektroniske meldinger, må man bruke malen «søknad om tjenester» for muntlige/elektronisk mottak av søknad (i Profil er dette type muntlig og telefonisk).

Behold den teksten du skal beholde ift henvendelsen. I postjournal velg type: telefon, muntlig ….

Saker uten vedtak. Gå til saker og opprett saksutredning.

Tjenestekontor gir leder beskjed når vedtak skal godkjennes via mail/løpenummer og vedtaksnummer.

STANDARD TEKSTER I POSTJOURNALEN I PROFIL

Vedtak om helsehjelp
Vedtak om praktisk bistand
Vedtak om praktisk bistand og opplæring
Vedtak om praktisk bistand og egenomsorg
Vedtak om trygghetsalarm
Vedtak om middagslevering
Vedtak om hverdagsrehabilitering
Vedtak om korttidsopphold / korttidsopphold - rullering
Vedtak om langtidsopphold
Vedtak om dagopphold
Vedtak om avlastning i institusjon
Vedtak om dagsentertilbud
Vedtak om omsorgshybel (heldøgns bemannet bolig) m/ tilleggstjenester
Vedtak om omsorgsleilighet (heldøgns bemannet bolig) m/tilleggstjenester (kun Feda)
Vedtak om serviceleilighet
Vedtak om velferdsteknologi
Vedtak om avlastning, privat
Vedtak om avlastning, kommunal bolig
Vedtak om BPA
Vedtak om kommunal bolig
Vedtak om omsorgsstønad
Vedtak om støttekontakt
Vedtak om Individuell plan
Vedtak om flere tjenester
Avslag på søknad om ……………..

For post/arkiv: Når dere registrerer inn søknad skriver dere f.eks.

Søknad om flere tjenester, Søknad om praktisk bistand, Søknad om langtidsopphold osv.

Psykiatrisk sykepleie søknader om samtale, utlevering av medisiner går under «helsehjelp»

For saksbehandlere: i vedtak om

Praktisk bistand

skal det stå ukeintervall som f.eks. hver 4. uke eller hver 14 dag eller hver uke (ikke skriv per måned).

Støttekontakt

skal være antall timer per uke.

Registrering av tjenester som skal faktureres på bruker i profil

Nye tjenester blir opprettet av merkantilt på Kvinesdal omsorgssenter. Merkantilt har hovedansvar for at tjenester blir lagt inn riktig, ang. betaling. Tjenestekontor sender huskelapp til k-omsorg når vedtak med nye/oppdaterte tjenester er ferdigstilt og skal legges inn i Profil.

Merkantilt tar ut rapport ukentlig på mangelfull IPLOS – tjenester for å kvalitetssikre at aktuelle tjenester ligger inne på bruker.

Rutiner som ivaretar avslutning av arkivmapper på døde eller avsluttede brukere.

Merkantilt på Kvinesdal omsorgssenter har hovedansvar for å avslutte brukere som er døde eller skal deaktiveres brukere. Dette gjøres manuelt i Profil.
Mapper i Visma Samhandling Arkiv avsluttes 01.01.XX hvert år. Da avsluttes de som har vært døde i 2 år. Første gang vi avslutter blir 01.01.20 for døde i 2018.
Hver avdeling må gi merkantilt beskjed om å avslutte/deaktivere brukere via mail.

Veiledende liste for dokumenter i postjournal og EPJ arkiv

Overordnet gjelder følgende for håndtering av dokumentasjon av helsehjelp:
Det er nødvendig å skille mellom hva som er saksbehandlingsdokumentasjon og hva som er dokumentasjon av helsehjelp for å unngå sammenblanding av dokumentasjon i arkivdanningen og sikre forskriftsmessig arkivering.

Dokumentasjon av helsehjelp skal lagres i EPJ, aldri i saksbehandlingsdelen i PLO – systemet eller i sakarkivsystemet, selv ikke om dokumentasjonen mottas som vanlig post. Helseopplysninger som mottas som ledd i den helsehjelp som ytes skal også lagres i EPJ.
Dersom helseopplysninger mottas som en del av, eller som vedlegg til, søknader, klager osv., skal de inn i saksbehandlingsdelen av PLO – systemet som del av den samlede saksdokumentasjonen som ligger ti l grunn for saksbehandling og vedtak. Slik dokumentasjon skal også lagres i EPJ dersom de antas å være relevante for den helsehjelp som pleie – og omsorgstjenesten skal yte brukeren.
Kvitteringsskjema som medisinkvittering, avføringsskjema, øyendråper, insulin arkiveres ikke. Det er ikke arkivverdig. All dokumentasjon for utførte tiltak utføres i Profil


SAKARKIV/POSTJOURNAL	HELSEHJELP/EPJ/PASIENTJOURNAL (TILTAK)
Søknad om tjenester(også elektroniske/muntlige)	Livsløpskjema (min Livshistorie)
Brev til bruker vedrørende saksbehandling	Avtale medisinutlevering Signert legemiddelkort
Foreløpig svar	MMS test
Brev ang. bekymringsmelding	Bekymringsmelding
Varsel om endring av tjenester	Samtykkeerklæring
Kartleggingsskjema, interne notat til sak	Vurdering av samtykkekompetanse
Innkalling/referater fra møter	LSD(Livets siste dager)
Vedtak	Epikriser/Informasjon fra sykehus
Vedtak og klagesak til fylkesmannen/ kommunen	Sjekkliste fra sykehus
Legeerklæring/henvisninger knyttet mot sak	Prøvesvar/Lab svar/EKG
Elektroniske/muntlige meldinger, søknad om tjenester	Svar fra diverse undersøkelser Røntgen/MR/CT Poliklinisk
Vedtak om individuell plan	Signerte IP
Vederlagsbetaling	Tverrfaglig sluttrapport
Kontrakter trygghetsalarm/velferdsteknologi	Tannhelseskjema
Brev vedrørende innsyn i journal	Demensutredning, Belastningsskala pårørende
Tvangsvedtak etter kap. 9, også fornyelse.	Utskrivningsrapport/ sykepleierapport
Helsehjelp i henhold til 4a	BPA rehabiliteringsrapport
Vedtak på oppretting av vergemål	Halvårsrapport fra støttekontakt
Skifteattest	Legeerklæring om dødsfall
Avgjørelse i tilsynssak
Svar på avviksmelding fra sykehuset
Henvisninger
Skjema ved forebyggende hjemmebesøk
Kjøretillatelse + diverse ang. skyss
Alt som gjelder hjelpemidler skal ikke skannes inn i Profil men oppbevares 3 år før makulering Søknad/bestilling av hjelpemidler - Vedtak om hjelpemidler – Tilbakelevering av hjelpemidler – Kvittering for utleverte hjelpemidler – Reparasjonsskjema/Bestilling av deler

Ferdigstilling av dokument/sak

Rutiner for når man ferdigstiller og hvilke rutiner man ønsker å bruke i saksbehandlingen.

Visma anbefaler alle kommuner som bruker Visma Samhandling Arkiv å bruke mal for saksutredning. Kvinesdal bruker dette i de tilfeller der det er endringer i timetall men ikke i innhold på helsehjelp og vedtak ikke vil bli sendt ut.

«Tjenestekontor» har ansvar for å ferdigstille alle saksdokumenter (obs! alle dokumenter i samme sak skal ha samme saksnummer), elektronisk signering på vedtak/sak før man ferdigstiller og vedtak/sak blir sendt ut (først godkjenning fra enhetsleder – som sender mail til saksbehandler når det er klart for utsending). Obs! Vedtak m/vedlegg kan ikke sendes via Svar ut.

Dokumenter som blir sendt til Svar ut går til Digipost og det tar 2 virkedager før det blir sendt til Printtjeneste hvis det ikke blir åpnet.

Skal en sende ut vedtak med vedlegg må en fjerne Svar ut og sende de som vanlig post.

Obs! Det anbefales å ikke ferdigstille før hele saksbehandlingen er gjennomført.

Saksbehandlere har ansvaret for å følge opp at dokumenter arkiveres riktig i arkivet. Denne rapporten bør man kjøre rutinemessig og ofte, Visma anbefaler minst en gang per uke.

Det gjøres i Brukermodulen.

Rapporter→Post/Sak/Henvendelser→VS Arkiv - Avviksrapporter

Saksbehandlere har ansvar for denne rapporten.

Rutiner for skanning til pasientjournalarkiv

Skanne helsefaglig dokumenter til epj/tiltak i profil:

Velg tiltak (skannede dokumenter, under planområde annen informasjon) som du skal ha dokumentet inn under
Opprett rapport på tiltak, skriv tekst og lagre
velg gul blyant
da får du utvalg akkurat som i skjema: velg, Last skannet dokument
Sjekk at det blir riktig dokument og rett antall sider
Varsle ansatt som skal vite om dokumentet. Det skal sendes en mail til den ansatte (hvis du vet hvem det er). Hvis du ikke vet skal det sendes til avdelingsleder.
Slett dokument

Skanning til Profil postjournal

Når du er ferdig med å registrere det som trengs her trykker du på knappen «Tekst»

Her går du å velger kommunen din. F.eks Kvinesdal

Velger så Åpne.

Da kommer du inn i skannede filer.

Her velger du bare det dokumentet du trenger.

Etter litt tid kommer det inn her,

Er dette det rette så er det bare å trykke lagre.

Du får nå spørsmål om du vil slette dokumentfilen og da svarer du Yes.

Nå skal dokumentet være på plass.

Hvordan skanne inn i pasientjournalen:

Klikk på plusstegnet før navnet på bruker

Gå til Planområde:

Annen informasjon

Gå til tiltak:

Skannede dokumenter

Hvis ikke denne fins må du opprette den.

Da står du på

Annen informasjon og setter inn Ny rad.

Velg tiltak: skannede dokumenter

LAGRE