|
Rutine saksflyt sosialhjelpssaker
| Hvem gjør hva
|
|
| Veileder
|
- Bruker Kan søke digitalt via Digisos eller fylle ut søknad på papir som skannes inn i Velferd. Veileder merker av hvilken dokumentasjon som trengs for å behandle søknaden.
|
| Veileder
|
- Papirsøknader som er komplette legges i posthylle merket skanning Velferd (oppe på kopi rom)
I. Søknader som ikke er komplette returneres til bruker
|
| Veileder
|
- Skannet dokument som returneres fra arkiv
I. Sjekk i systemet at alt er skannet riktig II. Arkiver dokumentet i perm under riktig måned.
|
| Veileder
|
| Veileder
|
- Lag et kort journalnotat – merk saksutredning og søknadsdato
|
| Saksbehandler
|
- Saken behandles av utnevnt saksbehandler
|
| Saksbehandler
|
- Sak legges til godkjenning elektronisk hvor det også er utarbeidet utbetalingsplan. Husk å bruke vilkår. Lån utbetales når signert gjeldsbevis foreligger.
|
| Leder
|
- LEDER godkjenner vedtak og utbetalingsplan i systemet
|
| Leder Kim/Olaug Saksbehandler Line og Anita
|
- Vedtaket sendes elektronisk til bruker når det blir godkjent via Altinn/Digipost o.l.
I. For brukere uten BankID kan settes som manuelle brukere i Altinn (Kim og Olaug) II. For brukere uten adresse må vedtaket tas ut lokalt og gis til bruker
|
| Tine, Kim, Mai & Eivind
|
- Filoverføring gjøres tirsdager og torsdag
|
| Saksbehandler & Veileder
|
10. Ved kontantutbetalinger - se egen rutine.
|
| Saksbehandler Line og Anita
|
11. Fyll inn i statistikk eget excl ark.
|
| Veileder eller Saksbehandler
|
Alt av annen inn-post som husleiekontrakt, strøm regning, tilleggsdokumentasjon o.l. skal også skannes. Merk dokumentet med en post-it lapp og skriv hva dokumentet skal merkes med. Er det tilleggsdokumentasjon i en sak skal du skrive på saksnummer f.eks. 2018/24 (så kobles dokumentet til riktig sak) Legg så dokumentet i hylle merket Skanning velferd
|
Rutine dokumenthåndtering Visma Flyktning 01.02.2018
- All mottatt post skal legges i hyllen merket skanning flyktning
- Post og arkiv skanner dokumentet og sender dokumentet tilbake for kontroll.
- Saksbehandler går i Visma Flyktning og gjør følgende.
- Trykker på knappen Oppfølging Journal
- Får opp denne listen:
- Dobbeltklikk på navnet – linjen. Så kommer dette bildet
- Åpne dokumentet ved å trykke på ikonet med forstørrelsesglass og kontroller at dokumentet er ok og at det er på riktig person. Så tilbake til forrige bilde.
- Sjekk overskriften, er den også ok? Vist ikke korriger den.
- Er det endring av Nir status? (gjelder søknader i forbindelse med intro)
- Huk av for ferdigstill. Ikke gjør noe med avskrivningsmåte og arkivkode (dett kommer vist av seg selv).
- Når alt er ok og du ikke skal jobbe mer med dokumentet huker du av for fullført. Da får du det bort fra din arbeidsliste og dokumentet arkiveres digitalt.
- Er det noe galt (feil person, dårlig kvalitet) må du levere dokumentet på nytt til post og arkiv og slette dokumentet i systemet.
- Kopien du har fått arkiveres på i merket boks/perm lokalisert på kopirommet oppe.
Rutine for merkantil Visma Velferd og Flyktning Dokumenter hentes fra to skuffer på NAV i 3. etasje. 1 – Skanning Velferd 2 – Skanning Flyktning - Den som skanner inn dokumenter må sikre at dokumentet er lesbart, fullstendig og at alle sidene i dokumentet har kommet med. - Dokumentet merkes med overskriften på dokumentet om ikke annet er spesifisert. - Dokumentet lagres på bruker og legges til oppnevnt saksbehandler i fagsystemet. - Dokumentene sendes tilbake til NAV for videre kontroll og arkivering Spesielt for Velferd: Annen post som ikke er søknad (f.eks. husleiekontrakt, rapport, regning) - Skal være merket med en post-it lapp fra NAV hvor tittel på dokumentet og eventuelt hvilken sak den er knytet til er ført på. Her må merkantil skrive noe i oppfølgingsfeltet, vist ikke får ikke saksbehandler saken. Er den knyttet til en sak må den legges under riktig sak.
Rutiner ved utbetaling til kontantkort: 08.11.17 Den som lader et kort har ansvar for at alle trinn blir fulgt.
- Saksbehandler skriver ut bilag fra velferd/flyktning.
- Anvisningen gis til den som skal lade kortet
- Den som lader kortet må skrive navn på bruker i merknadsfeltet/Buntnavn.
- Ta utskrift fra skjermbildet «transactions»
- Ta en kopi av begge (Anvisning og Transactions) og arkiver dem i en egen perm på kopirommet merket «Kopi kontantkort»
- Lever anvisning og utskrift av skjermbilde i skuff merket «NAV» på Bente Rafoss sitt kontor samme dag kortet er ladet.
Ved problemer med skriver o.l, lager vi manuelle anvisninger og legger ved utskrift av transactions. |