Ok,siden dere har tatt i bruk nettpensjon og autostart og veileder samt sender søknaden elektronisk på vegne av den ansatte blir dere å rekne som arkivskaper i denne sammenhengen. Andre kommuner som ikke har tatt i bruk autostart veileder den ansatte som selv fyller ut en papirsøknad og sender denne inn pr. post. Den ansatte blir da stående som arkivskaper.
Når kommunen er arkivskaper så blir kravet til dokumentsjon liggende på dere. Og dere vil ha behov for å dokumentere at
- det er sendt søknad
- dere har mottat et tilståelsebrev/vedtak
Selv om saksbehandlingen foregår i et eksternt fagsystem i og med at dere retter eller fyller ut et elektronisk skjema så vil jeg anbefale at dere skriver ut de utfyllte skjema og skanner det inn igjen i saksbehandlingssytemet som et utgåendebrev fra saken som har klassering på den ansatte.
Om dere ikke har scanning kan dere dere skrive et utgående brev i sak arkiv systemet og vise til dette som et vedlegg. (dere kan også lime inn søknaden som et bilde i det utgående brevet som da kan da gå til den ansatte som en orientering om at søknaden er sendt)
I følge KLP skal dere når vedtaket er ferdig motta et tilståelsesbrev pr. post. Dette bør registreres inn på saken. Uten at jeg kjenner rutinene hos KLP, er det godt mulig at tilståelsesbrevet blir sendt rett til den ansatte og ikke er innom dere i det hele. I så fall må dere finne en måte å "hanke" dette inn og få jounalført og scannet det.
Om dere ikke allerede har gjort det kan det være lurt å ta et møte med lønn og personal for å gå gjennom prosedyren og hvem som skal gjøre hva.