Arkivering av produksjonstilskudd i landbruket – ting skjer

Husker du nyheten ”Pålegg om journalføring av produksjonstilskudd i landbrukssektoren” her på samhandlingsrommet i Arkivplan.no. Nå har det kommet nye og mer presise saksbehandlings- og arkiveringsbestemmelser fra Statens Landbruks Forvaltning (SLF).

I Rundskriv 59/2006 fra SLF på side 19-21 finner du detaljerte bestemmelser for arkivering av søknader som kommer inn til kommunen, og dokumenter som blir skapt i forbindelse med kommunal saksbehandling av søknad om produksjonstilskudd og søknad omavløsning, ferie og fritid i landbrukssektoren. Bl.a. gis det detaljerte bestemmelser om hvordan sakene bør journalføres i en kommune sitt sak/arkivsystem. Forholdet mellom en kommune sitt sak/arkivsystem og det Internett baserte systemet WESPA hvor SLF ønsker å få inn søknadene er også grundig beskrevet. I rundskrivet heter det bl.a. at disse bestemmelsene ”er utarbeidet i samarbeid med Riksarkivet, og bygger på kravene i arkivloven samt forskrift om offentlege arkiv” (4.13). Og i pkt. 4.13.1 heter det: ” Kommunene har ansvar for å journalføre og arkivere dokumenter som har hatt betydning for vedtak om produksjonstilskudd og avløsertilskudd. Der kommunen har etablert et Noark-basert saksarkiv, skal dokumentene journalføres og arkiveres her. Kommunene bør da opprette ett saksnummer i Noark-systemet pr. søker pr. søknadsomgang. Alle dokumenter som dokumenterer hvilket grunnlag vedtak iht. produksjonstilskudd er fattet på, må journalføres og arkiveres”. Interkommunalt Arkiv i Rogaland kjenner til at menge kommuner har en praksis i behandlingen av denne typen saker hvor det kun opprettes en sak pr. søkeromgang. Her registreres så alle søknader og dokumenter skapt i saksbehandlingen. Vi er derfor glad for at SLF har brukt ordet BØR i forbindelse med sin anbefaling til kommunene om å opprette en sak pr. søker pr. søknadsomgang. Vi er glad for disse bestemmelsene fra SLF, fordi de peker mot en bedre dokumentkontroll for denne typen saker i kommunal forvaltning.