Gjengir her Amund Eriksen, Statskonsults svar på spørmål fra Petter Pedryc, IKA Kongsberg om
1. gyldigheten av signaturer på papir som har blitt skannet inn i aktuelt sak/arkiv system, altså elektronisk journalført?
2. hvilke dokumenter et offentlig forvaltningsorgan bør beholde i papirform til tross for fullelektronisk saksbehandling?
1) Den digitaliserte versjonen er jo en kopi av papiroriginalen - og papirversjonen er i utgangspunktet bærer av den juridiske gyldigheten. En digital kopi som tilfredsstiller evt krav iht arkivreglene (lov og forskrift), er juridisk gyldig. Jeg kjenner ikke arkivreglene intimt/har ikke slått opp her og nå. Det kan også være krav i Noark som må være tilfredsstilt. Med disse "små" forbeholdene: digitale versjoner er normalt like gode juridisk som papirbasert, eller like dårlige; det er kvaliteten og risikoen knyttet til mediet/teknikken som kan være diskusjonstema - altså graden av tillitt en kan ha til løsningen - og dermed for at underskriften er korrekt.
2) Om dokumenter bør beholdes i papirform? Neppe noen grunn til det? Lagringsmedium/lagringsmåte må imidlertid ta hensyn til type opplysninger som dokumentet utgjør, og eventuelle rettslige krav knyttet til slike opplysninger - uansett papir eller elektronikk. Generelt vet jeg altså ikke om noen krav til å beholde papirdokumenter i offentlig saksbehandling, men rettslige reguleringer for opplysnings- og saksområdet må evt. kartlegges og vurderes.
Se forøvrig ny veileder til eForvaltningsforskriften her: http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/Veiledninger_og_brosjyrer/2007/veileder-til-eforvaltningsforskriften.html?id=476581