Vårt fag henger sammen fra danning til depot – kobling mellom arkivplan og arkivkatalog

Interkommunalt Arkiv i Rogaland har gjort forsøk med å koble sammen kommunale arkivplaner i Arkivplan.no med en søkbar arkivkatalogdatabase på Internett.

Når man arbeider med arkiv har man så lett for å sette seg selv i en bås og si: ”Jeg er en arkivdanningsarkivar!” Eller: ”Jeg er depotarkivar og arbeider med eldre og avsluttet arkiv!”Denne måten å betrakte arkivfaget på springer ut av fagets nære tilknytning til forvaltningen, spesielt i statsforvaltningen, hvor man siden 1817 da Riksarkivet ble etablert har skilt arkivdepotfunksjonen ut i en egen etat som faktisk eier de eldre og avsluttede arkivene de forvalter. Dette skillet er, på grunn av den historiske tradisjonen, også nedfelt i arkivloven med forskrifter. I arkivforskriften er det derfor egne avsnitt for arkivdanning og andre for arkivdepot. Når det gjelder kommunal sektor er tradisjonen noe annerledes og skillet mellom arkivdanning og arbeidet med eldre og avsluttet arkiv ikke så tydelig.

Denne tradisjonen som betrakter arkivdanning som noe faglig helt annerledes enn det som skjer i et arkivdepot er problematisk. I denne måten å betrakte arkivfaget på ligger det et problem som kan vanskeliggjøre vår forståelse av arkiv som noe helhetlig. I artikkelen ”Om arkivkatalogens begrensninger, og andre muligheter” i fagtdisskriftet Arkheion (2:2007) sammenlikner Harald Lindbach ved IKA Troms arkivfaget med en orm, dette utdyper han videre på følgende måte: ”For å forstå arkivet bedre har vi forsøkt å dele det inn i forskjellige deler som kan studeres for seg. Den delen av kroppen som vokser har vi kalt arkivdanningsfasen, og den andre enden har vi kalt depotfasen. Den ene enden beskrives gjennom arkivkatalogen og den andre enden beskrives i arkivplanen. I dette ligger en fare for at vårt fokus på de to endene får oss til å glemme at det rent faktisk er hele legemet som blir større”. Dette er glimrende sagt. Vårt fag henger sammen fra danning til depot.

Ved Interkommunalt Arkiv i Rogaland har vi lenge sett et behov for å lenke sammen arkivplanene til kommuner i Rogaland med arkivkatalogene til de samme kommunene. Den juridiske begrunnelsen for dette ligger i arkivforskriften § 5-1 hvor det heter: ” Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning.” Dette betyr at selv om Interkommunalt Arkiv i Rogaland ivaretar arkivdepotfunksjonen for flertallet av kommunene i Rogaland, så eier vi ikke det arkivmaterialet som vi har i våre magasiner. Her er altså forholdene annerledes enn i det statlige Arkivverket. Vi har derfor sett et behov for å koble sammen det deponerte arkivmaterialet med arkivet til eieren. I dag kan dette best gjøres via Arkivplan.no.

Høsten 2007 gjorde Interkommunalt Arkiv i Rogaland sin katalogdatabase i systemet ASTA søkbar på Internett. Vi kopierte data fra det Oracle baserte produksjonsmiljøet til MySQL-plattform og laget PHP-filer for å gjøre databasen funksjonell på Internett. Denne katalogdatabasen ligger i dag på en webserver hos et IT-selskap i Stavanger som heter Enternett AS. Katalogen kan nås via Interkommunalt Arkiv i Rogaland sin hjemmeside (http://www.ikarogaland.no/). Her ligger det også mye hjelpeinformasjon. Samtidig har vi ved Interkommunalt Arkiv i Rogaland via våre lokale arkivplannettverk begynt å lenke sammen kommunale arkivplaner i Arkivplan.no med denne katalogdatabasen på Internett. Hvordan dette er gjort kan sees i arkivplanene til følgende kommuner:

Vi har også lagt inn standard dokumenter for nedlasting i IKA Rogaland sin mal her i samhandlingsrommet i Arkivplan.no for å få så likt formulerte dokumenter som mulig når arkivplanen til en kommune skal kobles sammen med en eller flere arkivkataloger.