Stadig flere instanser tilbyr kommunene å bruke elektroniske skjema som ligger på deres hjemmesider.
Jeg har ved flere tilfeller oppdaget at saksbehandlere har sendt inn slike skjema, tatt en kopi (ikke alltid)og lagt på arkivmappa. Det blir ikke registrert i vårt sak/arkivsystem. Vi i arkivet er heller ikke særlig interessert i å journalføre utgående dokumenter. Tar man i bruk papirløst arkiv ihht., NOARK 4 har vi jo et enda større problem.
Hva gjør vi med dette? Har noen et godt råd?
Her er et eks.fra KLP sin hjemmeside:
Autostart pensjon: Pensjonssøknad online
Fra 2004 kan alle KLPs arbeidsgiver-kunder sende søknadsskjemaer om pensjon og melde fra om dødsfall til KLP elektronisk. Dette sparer både tid og arbeid, samtidig som det enkelte medlem får bedre service når de skal søke om pensjon.
KLP Autostart Pensjon
I årene som kommer vil mange flere ta ut pensjon. Alderssammensetningen i kommunene og i helsesektoren tilsier at vi kommer til å få langt flere søknader enn i dag. For å kunne håndtere dette, har KLP nå effektive systemer som sikrer at den enkelte får sin pensjon den dagen hun eller han går av. KLP har utviklet et nytt system for å behandle søknader om pensjon på en mer effektiv, sikrere og kostnadsbesparende måte.
Først hentes søknadsskjemaet opp på skjermen. Sammen fyller arbeidsgiver og arbeidstaker ut søknaden. All informasjon, som på dette tidspunkt er kjent i KLP, legges automatisk ut i søknadsskjemaet slik at man allerede på dette tidspunkt kan kontrollere at opplysningene er korrekte. Når KLP så mottar søknaden, kan store deler av saksbehandlingen foregå maskinelt. Informasjon fra andre pensjonskasser, trygdekontor osv. hentes inn automatisk